Onboarding & Integration

Um sich am neuen Wohnort schnell zurechtzufinden, macht es Sinn, Informationsmaterialien zusammenzustellen, die Einkaufsmöglichkeiten, Apotheken, Ärzte, Kultureinrichtungen etc. listen. Ein persönlicher Ansprechpartner, der aufkommende Fragen und Unsicherheiten schnell klärt, ist erfahrungsgemäß ebenso sehr hilfreich. Gerade in der Anfangszeit sind auch flexible Arbeitszeiten eine wertvolle Unterstützung für ausländische Mitarbeiter, um z. B. Behördengänge erledigen zu können. Hinweise sowie eine Vorlage für eine Willkommensmappe lassen sich hier finden.

Folgende Schritte sind von der ausländischen Fachkraft in den ersten Tagen zu erledigen:

• Nach Einzug in die Unterkunft hat sie sich innerhalb von zwei Wochen bei der Meldebehörde anzumelden. Dazu wird eine Wohnungsgeberbestätigung des Vermieters benötigt.

• Eventuell muss sie sich bei der Ausländerbehörde melden, um aufenthaltsrechtliche Angelegenheiten zu klären.

• Sie hat sich auch bei einer Krankenkasse anzumelden, wenn das noch nicht vom Ausland erfolgt ist.

• Sie benötigt ein deutsches Bankkonto.

Außerdem sind eventuell folgende Schritte zu erledigen:

• Die Anmeldung der Kinder in Kindergarten bzw. Schule.

• Die Anmeldung beim Beitragsservice (hier online möglich).

• Die Ummeldung des Führerscheins.

• Die Ummeldung des Kraftfahrzeugs.

Die Bürokratie in einem neuen Land kann eine große Hürde darstellen. Unternehmen können den Einstieg erleichtern, indem sie Unterstützung bei der Antragstellung oder beim Verstehen von Behördendokumenten leisten. Eine klare Orientierungshilfe zu den wichtigsten rechtlichen und organisatorischen Anforderungen kann den neuen Mitarbeitern viel Stress ersparen.

Noch vor der Einreise sollte die ausländische Fachkraft daran erinnert werden, unbedingt alle persönlichen Dokumente mitzunehmen. Sie können etwa für die Ausstellung von Aufenthaltstiteln notwendig sein. Wichtige Dokumente sind etwa die Geburtsurkunde, Unterlagen zum Schulabschluss und zur Qualifikation, ggf. der Führerschein oder die Heiratsurkunde. Die Fachkraft sollte auch die Gültigkeit ihres Reisepasses prüfen und diesen eventuell noch verlängern lassen. Die Aufenthaltserlaubnis darf nur maximal für die Dauer ausgestellt werden, die der Reisepass Gültigkeit besitzt.

Nach der Einreise ist darauf zu achten, dass die ausländische Fachkraft sich frühzeitig um die Beantragung der Aufenthaltserlaubnis kümmert. Das nationale Visum, das zur Einreise berechtigt, ist in der Regel 12 Monate gültig. Innerhalb dieses Zeitraums muss eine Aufenthaltserlaubnis beantragt werden, um in Deutschland bleiben zu dürfen. Zu bedenken ist dabei, dass die Bearbeitung bei der Ausländerbehörde einige Zeit in Anspruch nimmt. Der Aufenthaltstitel kann online hier beantragt werden. 

HINWEIS: Auch Nicht-EU-Bürger, die visafrei einreisen dürfen, benötigen einen Aufenthaltstitel, der ihnen die Beschäftigung erlaubt.

Bei einer Fachkraft aus der Europäischen Union, Island, Norwegen, Lichtenstein oder der Schweiz ist darauf zu achten, dass diese stets ein gültiges Passdokument hat. Eine Erlaubnis zur Beschäftigung seitens der Ausländerbehörde benötigt sie nicht.

Eine der größten Herausforderungen ist oft die Sprachbarriere. Unternehmen können durch Sprachkurse oder durch den Einsatz von Mentoren, die beim Erlernen der Landessprache unterstützen, Abhilfe schaffen. Dies hilft den neuen Mitarbeitern, sich schneller in den Arbeitsalltag einzufinden, ihre Kommunikation zu verbessern und sich sicherer zu fühlen.

Es empfiehlt sich besonders zu anfangs, einfache Sprache zu verwenden, d. h. einfache Wörter und kurze Sätze. Abkürzungen, Redewendungen oder auch Ironie sollten vermieden werden. Auch sollte möglichst Hochdeutsch geredet werden.

Da es für Fachvokabular nicht immer „perfekte“ Übersetzungen gibt, sollte dieses umschrieben werden, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. Eventuell sind auch Bildwörterbücher hilfreich. 

Insgesamt sollte eine lernförderliche Umgebung geschaffen werden. Dazu gehört es auch, die anderen Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren, was es heißt, die Sprache noch nicht perfekt zu beherrschen.

Eigene berufsbezogene Deutschkurse im Betrieb zu organisieren bzw. die Teilnahme an Kursangeboten zu ermöglichen, sind weitere Optionen, dass die sprachliche Integration so schnell wie möglich gelingt.

Unterstützung in dem Zusammenhang bietet die Fachstelle Berufsbezogenes Deutsch des IQ-Netzwerks hier. Auch in der Broschüre des Netzwerks Unternehmen integrieren Flüchtlinge finden sich zahlreiche Anregungen zum Thema Deutsch im Berufsalltag. Sie können diese hier abrufen.

Das Ankommen geht aber über das Erlernen der Sprache hinaus. Ein besseres Verständnis für die Kultur des Gastlandes und die spezifischen Unternehmenswerte kann Missverständnisse vermeiden und ein angenehmes Arbeitsklima fördern. Interkulturelle Trainings für alle Mitarbeiter können etwa helfen, um Verständnis und Respekt für kulturelle Unterschiede zu schaffen. Solche Schulungen dienen nicht nur den ausländischen Mitarbeitern, sondern auch den einheimischen, die kulturellen Unterschiede besser zu verstehen.

Soziale Events und Teambildungsaktivitäten sind weitere Möglichkeiten, um die Integration zu fördern. Sie bieten den ausländischen Mitarbeitern eine entspannte Gelegenheit, ihre Kollegen besser kennenzulernen und sich mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen. Unternehmen können regelmäßige Treffen oder informelle Veranstaltungen wie gemeinsame Mittagessen, After-Work-Aktivitäten oder kulturelle Events organisieren, die den Austausch und das Verständnis unter den Kollegen stärken.

Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung hat eine Reihe von Tipps zum Onboarding neuer Mitarbeiter zusammengestellt. Diese sind hier zu finden. 

Unternehmen können sich auch professionelle Hilfe von außen holen, um das Ankommen der ausländischen Fachkraft zu unterstützen. So genannte Relocation-Dienstleister helfen dabei, dem neuen Mitarbeiter den Berufsstart in einem fremden Land möglichst einfach zu gestalten. Sie unterstützen etwa bei der Einreise und bei Behördenangelegenheiten, bei der Suche nach geeignetem Wohnraum, Schulen oder der Kinderbetreuung, sie geben Orientierung vor Ort und unterstützen die Integration in das soziale Umfeld. Das Zentrum für Fachkräftesicherung und Gute Arbeit (ZEFAS) hat für Sachsen eine Übersicht von Relocation-Dienstleistern zusammengestellt. Die Übersicht ist hier abrufbar.